tudaimynhan.vn Ghi chép – Phần mềm quản lý tài liệu xứng đáng là vũ khí bí mật giúp doanh nghiệp không những lưu trữ mà còn quản lý tài liệu hiệu quả.

Bạn đang xem: Phần mềm quản lý tài liệu

Các tiêu chí để đánh giá phần mềm quản lý tài liệu tốt nhất là gì? Giải pháp lưu trữ tài liệu bằng phần mềm mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Trước kia khi việc quản lý tài liệu theo phương pháp thủ công, hầu hết các doanh nghiệp đều gặp khó khăn trong công tác lưu trữ, quản lý. Bài viết dưới đây sẽ nêu rõ thực trạng mà các doanh nghiệp gặp phải khi quản lý tài liệu cũng như giới thiệu phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ tốt nhất dành cho doanh nghiệp.


Mục lục Hiện
1. Các giải pháp lưu trữ tài liệu doanh nghiệp hiện nay
1.1. Quản lý tài liệu theo phương pháp truyền thống
1.2. Quản lý tài liệu theo phương pháp hiện đại
2. Phần mềm quản lý tài liệu – lựa chọn đúng đắn của doanh nghiệp!
3. tudaimynhan.vn Ghi chép – Phần mềm quản lý tài liệu và lưu trữ tốt nhất cho doanh nghiệp

1. Các giải pháp lưu trữ tài liệu doanh nghiệp hiện nay

Trong khi Chính phủ ngày ngày kêu gọi các doanh nghiệp chuyển đổi số để gia tăng lợi thế cạnh tranh, phát triển bền vững thì có không phải một mà rất nhiều doanh nghiệp vẫn còn loay hoay ở bước số hóa.

Số hóa là khái niệm dùng để chỉ việc chuyển đổi tài liệu ở hình thức văn bản giấy thành những tín hiệu số mà máy tính có thể hiểu được. Đây là biện pháp lưu trữ tài liệu tối ưu nhất hiện nay giúp doanh nghiệp giải quyết việc lưu trữ, truy xuất, tìm kiếm hay chia sẻ thông tin một cách dễ dàng. Và phần mềm quản lý tài liệu được đánh giá là công cụ để doanh nghiệp số hóa tài liệu nhanh chóng, hiệu quả nhất.

Xem thêm: Cách Sử Dụng Bộ Vệ Sinh Laptop, Hướng Dẫn Vệ Sinh Laptop Sạch Như Mới

Cùng với phần mềm quản lý, các doanh nghiệp hiện đang quản lý tài liệu theo hai cách chủ yếu dưới đây.

1.1. Quản lý tài liệu theo phương pháp truyền thống

Quản lý tài liệu theo phương pháp truyền thống thường được thực hiện theo cách ghi chép trên giấy tờ, sổ sách…rồi đánh dấu mã số, kẹp vào từng túi hồ sơ hoặc đóng thành quyển để lưu trữ tại kho tài liệu, thư viện.

Cách lưu trữ tài liệu này gặp phải rất nhiều khó khăn khi khối lượng các tài liệu, hồ sơ, công văn đi – đến ngày một nhiều lên tỷ lệ thuận với thời gian và quy mô hoạt động của doanh nghiệp. Lúc doanh nghiệp mới thành lập thì chỉ cần sử dụng tủ tài liệu, sau vài năm hoạt động với khối lượng tài liệu đồ sộ cần quản lý, doanh nghiệp phải xây dựng kho tài liệu.

*